A finales de marzo, en comparecencia en la Mesa Redonda, Olga Lidia Pérez Díaz, directora general de Notarías y Registros Públicos del Ministerio de Justicia, explicó que el restablecimiento del ciento por ciento de los servicios notariales y registrales, ha conllevado a un incremento de las tramitaciones como nunca antes.
Artemisa, no escapa a esa realidad y, pese a no ser la provincia con mayor volumen de trámites admitidos, las oficinas parecen colapsar ante tan alta demanda. Certificaciones de nacimiento, matrimonio, defunción, divorcio, viudez y subsanación de errores, son algunas de las gestiones más solicitadas de las pertenecientes al Registro del Estado Civil que se emiten en las unidades de servicios jurídicos existentes en los 11 municipios de la provincia; y además, se le suman todos los trámites notariales.
Dialeydis Mirabal López, directora provincial de Justicia, explicó que “es una realidad la dilación de los trámites en este momento, en parte, el aumento resulta directamente proporcional al tema de la migración.
“El incremento de las solicitudes de documentos tiene sus orígenes en la migración por terceros países, las Leyes de Memoria Democrática y de Parole Humanitario, impulsadas por España y Estados Unidos, respectivamente. El 99 por ciento (%) de las personas que acuden a nuestras oficinas lo hacen con premura, muchas veces no quieren ni siquiera esperar el término establecido, sino llevarse el documento en el día, y muchas veces nos es imposible.
“Estamos tramitando casi cinco veces más que en igual período del año anterior, y lo hacemos con la misma plantilla y con dificultades tecnológicas, cuya solución escapa de nuestro alcance.
“Por ejemplo, solo en las certificaciones de nacimiento, en mayo de 2021 se tramitaron 1 656, en igual mes de 2022 fueron 5 104, y al cierre de mayo de 2023 se emitieron 6 432”.
Lo anterior, evidencia el incremento de las solicitudes y, según la directiva, en igual ascenso están el resto de las diligencias del Registro Civil. En tanto, ha sido preciso rediseñar los sistemas de trabajo y los mecanismos de gestión en aras de dar una respuesta más oportuna.
“El mayor atraso está en las solicitudes a conciliar con otras provincias. Cuando una persona solicita en una oficina de Artemisa una partida de nacimiento inscrita en Las Tunas, por ejemplo, corresponde esperar que ellos la pongan en el sistema (si no está) y nos la hagan llegar digitalmente. Dependemos de su agilidad para dar respuesta. En este sentido, la estrategia ha sido enviar, semanalmente, una carta de conciliación a los directores de Justicia que nos adeudan”, señaló.
Conflictos reales
Casi siempre quien acude a solicitar un documento, lo necesita para encauzar otros trámites. Más allá de las molestas colas, están las trabas, en ocasiones, ajenas al personal jurídico.
“Tratamos de procesar tan pronto como las posibilidades lo permitan; sin embargo, nos sabemos lejos de satisfacer las necesidades de los usuarios”, reflexionó Mirabal López.
“En algunos municipios -de un momento a otro- los modelos no fueron suficientes, porque las solicitudes superaron la existencia de la que disponían. En tanto, fue preciso determinar estrategias para adquirir ese modelaje, en medio de una situación además, de déficit de papel”, agregó la directiva.
Por último, pero no menos importante, está la casi “gratuidad” de estos servicios, lo cual facilita a las personas solicitar hasta diez copias del mismo documento abonando, como única tasa, el sello (generalmente de 5.00 pesos) necesario para su expedición.
¿La realidad? Los cortes de electricidad, la carencia de computadoras, de personal suficiente ante la alta demanda, de medios de impresión y hasta del papel específico necesario para hacer poderes especiales, propiedades de bienes y otros registros notariales, hacen que un trámite se convierta en la odisea de muchos, pues no siempre está la solución en las manos de quien le recibe en la oficina.
Darle el documento digital a los usuarios para que lo impriman por sus medios, ha sido una de las medidas adoptadas ante la rotura de todas las impresoras / Fotos: Otoniel Márquez
Alternativas pertinentes
Según Mirabal López, una de las estrategias ha sido enviar personal de apoyo de la Dirección Provincial a los municipios, en aras de descongestionar la tramitación.
Otro elemento positivo nacido del caos ante semejante atraso, fue el convenio firmado con la sede provincial de Bufetes Colectivos.
“Ellos brindan favorables condiciones laborales: garantizan equipos de impresión, papel y un área de trabajo para una registradora que va dos veces por semana a prestar servicio registral por extensión.
“¿En qué consiste? A las solicitudes de personas que no desean acudir a nuestras oficinas y prefieren obtener la documentación del Registro Civil a través de la contratación de un abogado, se les da respuesta mediante este convenio de trabajo capaz de agilizar el trámite, pues así el abogado no debe acudir a la misma oficina que atiende a la población. También por extensión y con igual frecuencia semanal, se realizan trámites notariales contratados en esta institución.
“Además, recién establecimos lazos de trabajo con Joven Club. En sus sedes de toda la provincia, los usuarios pueden gestionar la solicitud de certificaciones de nacimiento, matrimonio y otras. Ellos hacen la gestión y recogen -en el momento de la contratación- el sello correspondiente al documento. Cuando la tienen lista, llaman por teléfono al cliente para que la recoja. Joven Club estableció un costo 50 pesos en moneda nacional para este servicio.
Este 6 de junio quedó firmado el convenio de colaboración entre ambas entidades /Fotos: Joven Club Artemisa
“Al igual que en Bufete, Joven Club garantiza al usuario la impresión legible y con código QR, lo cual facilita la confrontación previa si el documento será luego legalizado en el Ministerio de Relaciones Exteriores”, acentuó.
Desde el Ministerio de Justicia se han trazado varias alternativas, como por ejemplo la Instrucción 2.
“Esta política fomenta las solicitudes online de certificaciones desde el sitio web del Ministerio de Justicia. Las personas pueden aplicar para obtener algunas partidas del Registro Civil en su correo electrónico. El cliente puede imprimirla y llevarla a la unidad de trámite, donde se confronta con la registradora y se pone el sello”, apuntó.
Sin embargo… ¿es esta la solución mejor pensada si -al final- el usuario termina haciendo una cola? Puede ayudar en el engorroso tema de buscar el registro o no encontrar otro impedimento en el momento de imprimirlo, pero si la tramitación es digital, no debería tener después una solución presencial.
Sería bueno repensar las formas más coherentes de obtener registros digitalizados, respaldados en el Decreto-Ley 370/2018: Sobre la Informatización de la Sociedad en Cuba.
Quizás con el diseño de una plataforma de pago con capacidad para abonar el costo en sellos del servicio específico y cuyos elementos de seguridad digital brinden total validez documental e implique que, al recibirlo en el correo electrónico, ya pueda ponerse en uso y no deba el solicitante engrosar la fila de las respectivas unidades de trámites.
¿Las buenas noticias? Oscar Silvera Martínez, ministro de Justicia, en una intervención del martes 6 de junio en la Mesa Redonda, refirió que el mayor anhelo es digitalizar todos los registros y en eso trabajan.
Señaló que se encuentran en ese proceso de modernización el Registro de Juristas y el Registro de Estado Civil, este último en una segunda etapa, para acoger en él toda la actualización del Decreto-Ley 335/2015 (referido al Sistema de Registros Públicos) y que permita llegar a “ese sueño querido” de un folio único, y dejar atrás otro grupo de elementos que dificultan los trámites.
Además, a decir del titular, el Registro de actos de última voluntad y declaratoria de Herederos y el Registro Mercantil también se están actualizando.
Una vez los registros estén digitalizados, el usuario podrá obtener ciertos documentos en la comodidad de su hogar, sin mediar con dilemas de colas, atrasos u otros problemas existentes en estas instituciones que, en ocasiones, escapan de las competencias de sus trabajadores y terminan lacerando el servicio.
